NOVAFIANZA S.A.S.
POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
I. OBJETO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN
Esta política de tratamiento y protección de datos personales (“Política”) tiene por objeto definir las finalidades y principios del tratamiento de los datos personales de las personas (“Titulares”) que hayan autorizado a NOVAFIANZA S.A.S. (“ Novafianza” y/o “Compañia ”) sociedad identificada con NIT 901513028-6, con domicilio en la calle 50 51- 24 Ed. Banco Ganadero PH. Piso 14 Of. 1404 en la ciudad de Medellín para que, en calidad de responsable, y con las finalidades acá indicadas, administre, trate y conserve su información personal.
Los Datos Personales recolectados por la Compañía, son almacenados a través de un software debidamente licenciado, el cual es suministrado por proveedores especializados en la materia, con quienes se suscriben acuerdos de confidencialidad para la adecuada protección de la información que allí se almacena, en caso de que así se requiera.
Esta Política se aplicará a todas las bases de datos que contengan datos personales, cualquiera que sea su categoría y que sean objeto de Tratamiento por parte Novafianza en su calidad de Responsable; para efectos de su interpretación acogerá todas las definiciones y principios consagrados en el artículo 3 y 4 de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y la Ley 1266 de 2008. En este sentido, la Compañía observará todos los deberes legales que le sean aplicables como Responsable del Tratamiento de datos personales.
II. TRATAMIENTO Y FINALIDADES
La Compañía podrá consultar, solicitar, administrar, procesar, modificar, actualizar, eliminar, reportar, almacenar, compilar, tratar, intercambiar, compartir, enviar, utilizar, suministrar, grabar, obtener, transmitir, transferir, recolectar, confirmar, conservar, emplear, analizar, rectificar, estudiar y divulgar a los responsables del tratamiento de datos personales, los operadores, centrales o bases de información, intermediarios financieros, fondos regionales, agentes comerciales, contratistas, cesionarios de cartera o terceras personas con quienes se entablen relaciones comerciales o legales, de prestación de servicios y de cualquier otra índole para administrar y tratar la información personal suministrada y autorizada por el Titular que tenga la calidad de cliente, afianzado, proveedor, empleado, o que tenga cualquier relación comercial o jurídica con la Compañía, con las siguientes finalidades:
1. Identificar y validar la información de los titulares.
2. Gestionar y adelantar investigaciones de fraude o suplantación, actividades criminales.
3. Proporcionar información sobre los productos y/o servicios de la Compañía a través
de cualquier medio.
4. Emitir y enviar facturas o documentos equivalentes, correspondencia, órdenes de compra, notas contables.
5. Transferir y compartir los Datos Personales con Responsables y terceros Encargados del tratamiento.
6. Adelantar actividades de publicidad, mercadeo y telemercadeo; implementar programas de fidelización y actividades promocionales de productos y/o servicios por la Compañía o terceros aliados; realizar encuestas y estudios de mercado; y efectuar contactos por canales autorizados, conforme a la autorización del Titular y la normativa vigente en materia de protección de datos personales.
7. Preparar estudios que permitan establecer hábitos de pago.
8. Realizar estudios de riesgo crediticio.
9. Realizar actividades de cobranza.
10. Consultar su comportamiento financiero en los operadores de información.
11. Ofrecer convenios comerciales, eventos o programas institucionales directamente o
en asocio con terceros.
12. Cumplir obligaciones legales de información a los entes administrativos o judiciales
o autoridades competentes.
13. Compartir con terceros que colaboran con la Compañía y que para el cumplimiento de sus funciones deban acceder en alguna medida a la información, tales como proveedores de servicios de mensajería, casas de cobranzas, entre otros.
14. Consultar y reportar la información de los Titulares en listas restrictivas y vinculantes para Colombia, listas de personas expuestas políticamente, centrales de información para prevención y mitigación del riesgo de lavado de activos, financiación de terrorismo, riesgos financieros y de suplantación de fraude.
15. Gestionar y comunicar estados de cuenta, comunicaciones previas al reporte negativo, posibilidades de modificación de las obligaciones crediticias y cualquier otra información inherente a dichas obligaciones con el propósito del debido desarrollo del contrato o la relación comercial entre Novafianza y el Titular y en cumplimiento de las obligaciones legales cuando la Compañía funja, además, como fuente de información financiera. Novafianza podrá realizar el envío de estas comunicaciones a través de cualquier medio, incluidos los mensajes de datos.
16. Conservar la información para todos los usos inherentes a la relación laboral.
17. Conservar la historia laboral, incluyendo: incapacidades, pago de salarios y parafiscales, afiliación al sistema de seguridad social integral y capacitaciones.
18. Velar por la seguridad de empleados, clientes, terceros y bienes de la Compañía; y, cualquier otra finalidad que llegare a resultar en desarrollo de la relación del Titular y la Compañía.
19. Gestionar, poblar, administrar y mantener actualizadas las bases de datos de los Titulares, a través de la captura de información contenida en bases de datos de terceros tales como, sin limitarse a, operadores de información de seguridad social, PILA, administradoras de fondos de pensiones y cesantías, Registro Único Nacional de Tránsito, y operadores y centrales de información financiera y riesgo crediticio.
La información suministrada por el Titular solo será utilizada para los propósitos aquí señalados y podrá ser eliminada a solicitud del Titular siempre y cuando no subsista una relación legal o contractual con el Titular y/o cuando cese la finalidad del Tratamiento.
III. MEDIOS DE CONTACTO
En consonancia con la Ley 2300 de 2023, Novafianza informa que podrá usar como medios de contacto, para realizar el Tratamiento de los datos personales de los Titulares bajo las finalidades arriba mencionadas: (i) mensajes cortos de texto o SMS, (ii) mensajería por aplicaciones web, tales como sin limitarse a WhatsApp, (iii) correo electrónico, y (iv) llamadas telefónicas.
Para la gestión de cobranza y gestión de cartera incluyendo la recuperación judicial o extrajudicial de las obligaciones vencidas, la Compañía hará uso preferentemente del canal telefónico.
IV. DERECHOS DE LOS TITULARES
1. Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales, frente a los Responsables o Encargados.
2. Solicitar prueba de la autorización de tratamiento, otorgada al Responsable.
3. Recibir información previa por parte del Responsable o Encargado sobre el tratamiento de sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Datos Personales.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
6. Acceder de forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
V. ÁREA RESPONSABLE DE PQRS – DATOS PERSONALES
Para todos los efectos de la presente Política y en general del programa de protección de datos personales de Novafianza, el área encargada de atender las solicitudes de los Titulares en el canal indicado en el punto VI en razón al ejercicio de los derechos que les asisten será el Área de Operaciones de la Compañía en conjunto con el Oficial de Protección de Datos Personales.
VI. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES
Los Titulares, sus representantes o sus causahabientes, podrán ejercer sus derechos, previa acreditación de su calidad e identidad, a través del canal ingresando al enlace https://www.novafianza.com/deudores/#pqrs y en asunto seleccionar Datos Personales. La solicitud debe de contener:
1. El nombre y domicilio del Titular.
2. Datos de contacto.
3. Copia del documento de identidad del titular, causahabiente y/o su representante.
4. Descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales se pretende ejercer el derecho.
5. Descripción clara y precisa de los hechos que originan la solicitud.
6. Cualquier otro documento que respalde o soporte la solicitud presentada, tales como aquel que acredite la titularidad de la línea telefónica afectada, copias de mensajes de texto u otros medios probatorios pertinentes.
Si la solicitud versa sobre conocer o consultar la información, de la Compañía se atenderá en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del recibo de la solicitud, prorrogable por cinco (5) días hábiles adicionales, caso en el cual Novafianza informara al Titular las razones por las cuales harán uso de la prórroga.
Si la solicitud es una reclamación del Titular por considerar que su información debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o por advertir el presunto incumplimiento de los deberes que establece la ley, Novafianza la atenderá en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día posterior a la fecha de radicación del reclamo, prorrogable por ocho (8) días hábiles adicionales, contados a partir del vencimiento del primer término, caso en el cual la Compañía informarán al Titular las razones por las cuales harán uso de la prórroga. Si el reclamo resulta incompleto la Compañía requerirán al interesado dentro de los cinco (05) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que se subsane, aclare o corrija el reclamo radicado, frente a lo cual, el titular de la información tendrá un término de dos (2) meses contados desde la fecha del requerimiento para subsanar su solicitud, de lo contrario, se entenderá que el solicitante ha desistido del reclamo.
En el evento en que una norma posterior a esta Política modifique estos plazos, la Compañía hará uso del término de respuesta dispuesto por la norma vigente Sin perjuicio de lo anterior, las peticiones relativas al cambio de canal de contacto solo podrán realizarse de manera virtual a través de la página web https://www.novafianza.com/deudores/#pqrs.
VII. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIONES DE DATOS PERSONALES
La Compañía podrá suscribir con el Encargado del Tratamiento el correspondiente acuerdo de transmisión de datos personales, con el fin de garantizar la adecuada protección, confidencialidad y seguridad de los datos personales que le sean suministrados. Así mismo, la Compañía podrá realizar transferencias de datos personales de los Titulares, en cumplimiento de la normativa vigente y de las garantías legales aplicables.
VIII. VIGENCIA
La Política rige a partir de su publicación y estará vigente de manera indefinida. Los datos personales objeto de tratamiento permanecerán en las bases de datos de la Compañía, con base en el criterio de temporalidad, durante el tiempo que sea necesario para cumplir con las finalidades mencionadas en esta Política y de acuerdo con las autorizaciones de los Titulares. La Vigencia de las bases de datos está estrechamente relacionada con las finalidades para las cuales fueron recolectados los datos personales.
Cualquier modificación o actualización de la Política, será informada a través de la página web https://www.novafianza.com, donde se pondrá a disposición de los Titulares, la última versión de la Política.
El uso o adquisición continua de los productos y/o servicios que ofrecen Novafianza por parte del Titular o su no desvinculación de los mismos, después de la puesta a disposición de la nueva Política, constituye la aceptación de la misma.
Fecha de última actualización [4 de Marzo de 2026]